Приложение к приказу
Директор
493 от 28.07.2023
Положение об использовании простой электронной подписи для внутреннего электронного
документооборота в ГБПОУ РХ ЧГСТ
1.Общие положения
1.1. Настоящее Положение об использовании простой электронной подписи в информационной
системе (далее - ИС) ГБПОУ РХ ЧГСТ (далее - Положение) является локальным нормативным актом
ГБПОУ РХ ЧГСТ (далее - Организация) и определяет порядок и условия работы сотрудников с
электронными документами в ИС, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, с
применением простой электронной подписи (далее - ПЭП).
1.2. Участниками электронного взаимодействия на условиях, определенных настоящим Положением,
являются сотрудники Организации, подписавшие Уведомление об ознакомлении с Положением.
Образец Уведомления приведен в Приложении № 2 к настоящему Положению. Подписание
сотрудником Организации Уведомления равнозначно присоединению к соглашению об участии во
внутреннем электронном документообороте с использованием ПЭП на условиях настоящего
Положения в соответствии со ст. 428 Гражданского кодекса РФ ("Договор присоединения").
1.3. Реализация определенных настоящим Положением условий применения простой электронной
подписи обеспечивает придание юридической силы внутренним электронным документам
Организации в ИС, требующим личной подписи сотрудника, и операциям с ними.
1.4. Наличие ПЭП обеспечивает внутренним электронным документам в ИС:
• подлинность - подтверждение авторства документа;
• целостность - документ не может быть изменен после подписания;
• не отрицание авторства (неотрекаемость) - автор не может отказаться от своей подписи.
1.5. Для подписания электронных документов в ИС используется простая
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой
информации в электронной форме (подписываемой информации, документу в электронном виде) или
иным образом связанная с такой информацией, и которая используется для определения лица,
подписывающего информацию.
1.6. В качестве публичной части ключа ПЭП используется уникальное имя учетной записи,
применяемое для авторизации пользователя в ИС. В качестве конфиденциальной части ключа ПЭП
используется пароль к учетной записи.
1.7. Изготовление (генерацию), выдачу и регистрацию в ИС указанных в п.1.6 имен пользователей и
паролей осуществляет Климова Татьяна Евгеньевна (далее - Ответственный за техническую
поддержку ИС).
1.8. Пароль пользователя ИС может быть изменен его владельцем в любой момент после авторизации
в ИС. Рекомендуется изменять пароль не реже одного раза в три месяца. Для снижения риска подбора
пароля и несанкционированного использования другим лицом ключа электронной подписи
рекомендуется не задавать пароли, использованные ранее.
2. Термины и определения
В данном Положении используются следующие термины и их определения:
2.1. владелец простой электронной подписи - сотрудник Организации, подписавший Уведомление об
ознакомлении с настоящим Положением и использующий имя пользователя и пароль для
авторизации в ИС;

2.2. внутренний электронный документ (далее - Документ) - документ одного из типов документов,
приведенных в Приложении 1 к настоящему Положению, созданный в ИС в электронной форме и
подписанный электронной подписью сотрудника (электронными подписями сотрудников)
Организации;
2.3. ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для
подтверждения с использованием средств ИС подлинности ПЭП в Документе;
2.4. реестр выданных ключей электронной подписи - хранящийся в ИС список уникальных
последовательностей символов, содержащихся в выданных пользователям именах учетных записей и
паролях;
2.5. реестр отозванных ключей электронной подписи - хранящийся в ИС список пользователей ИС, у
которых ключи электронной подписи к моменту обращения к данному реестру были отмечены как
недействительные;
2.6. простая электронная подпись (ПЭП) - информация в электронной форме в ИС, возникающая в
момент выполнения владельцем электронной подписи команды подписания Документа в интерфейсе
ИС, подтверждающая подлинность Документа и/или факт ознакомления владельца ПЭП с
Документом, которая взаимно однозначно связывается с Документом и владельцем подписи;
2.7. штамп ПЭП - визуальная отметка об электронной подписи, включающая реквизиты ПЭП, которая
автоматически создается средствами ИС при открытии (визуализации) документа, подписанного
ПЭП, в интерфейсе ИС; время формирования ПЭП отображается в штампе по часовому поясу
пользователя ИС;
2.8. обработка электронного документа - действия пользователя ИС с электронным документом
средствами ИС, включая, но не ограничиваясь: создание, проверка, подписание ПЭП,
информирование другого пользователя ИС о документе, подтверждение получения, ознакомление,
создание копии на бумажном носителе, отклонение, удаление.
3. Обеспечение юридической силы внутренних электронных документов
3.1. Жизненный цикл Документа в ИС включает: создание и прочие действия по его обработке,
отражение в учете, а также хранение в ИС. ИС обеспечивает регистрацию действий пользователей с
Документом (логирование) в течение жизненного цикла.
3.2. Все владельцы ПЭП признают равнозначность своей ПЭП собственноручной подписи на
бумажном носителе.
3.3. Создание ПЭП в ИС инициируется соответствующим действием владельца ПЭП, т.е. не
выполняется автоматически или незаметно для владельца.
3.4. Полномочия владельца ПЭП, подписавшего Документ, подтверждаются в момент подписания
Документа в ИС автоматически по положительному результату следующих проверок:
• соответствующий пользователь авторизован в ИС,
• соответствующий ключ электронной подписи включен в реестр выданных ключей электронной
подписи,
• соответствующий ключ электронной подписи отсутствует в реестре отозванных ключей
электронной подписи.
3.5. Время формирования электронной подписи фиксируется средствами ИС по гринвичскому
времени (UTC+0).
3.6. Внутренние электронные документы, перечисленные в Перечне, приведенном в Приложении № 1
к настоящему Положению, подписанные ПЭП, признаются в Организации равными по юридической
силе документам на бумажных носителях, заверенным собственноручной подписью.
3.7. Пользователи ИС признают, что визуализация штампа ПЭП при демонстрации Документа в
интерфейсе ИС, выполненная средствами ИС, является неоспоримым подтверждением факта
подписания документа соответствующим владельцем ПЭП (подлинность и неотрекаемость).
3.8. Хранение Документов осуществляется путем записи сведений о Документах в архив электронных
документов, который является частью ИС.

3.9. Организация обеспечивает техническими и организационными мерами защиту от
несанкционированного доступа и преднамеренного уничтожения и/или искажения сведений о
Документах в архиве электронных документов ИС, а также гарантирует подтверждение авторства
документа, подписанного ПЭП автора, в том числе путем утверждения поименного ограниченного
списка лиц, имеющих расширенные (административные) права доступа к архиву электронных
документов ИС.
3.10. Документы хранятся в ИС в том формате, в котором они были созданы. Срок хранения
Документов и сведений о Документах не может быть менее 3 (трех) лет и определяется в
соответствии с локальными нормативными актами Организации или ее структурных подразделений.
3.11. Копия электронного документа может быть изготовлена (распечатана) на бумажном носителе
средствами ИС и заверена собственноручной подписью владельца ПЭП либо членами комиссии,
включающей в себя как минимум руководителя Организации и лицо, имеющее расширенные
(административные) права доступа к архиву электронных документов ИС. Копия электронного
документа на бумажном носителе должна содержать визуализацию штампа (штампов) ПЭП,
подтверждающую, что оригинал Документа подписан ПЭП. Аутентичность электронного документа
и его копии на бумажном носителе обеспечивается средствами ИС.
4. Права, обязанности и ответственность владельца электронной подписи
4.1. Владелец ПЭП имеет право:
• обращаться к Ответственному за техническую поддержку ИС для аннулирования (отзыва),
приостановки (возобновления) действия принадлежащего ему ключа электронной подписи;
• в случае необходимости замены, восстановления ключа электронной подписи обратиться к
Ответственному за техническую поддержку ИС с соответствующей просьбой и получить новый ключ
электронной подписи;
• обращаться к руководству Организации для разбора конфликтных ситуаций (споров), возникающих
при применении ПЭП в ИС.
4.2. Владелец ПЭП обязан:
• вести обработку внутренних электронных документов в ИС в соответствии со своими
должностными обязанностями;
• принимать все возможные меры для предотвращения несанкционированного использования своего
ключа электронной подписи;
• ни при каких условиях не передавать ключ электронной подписи другим лицам;
• при компрометации своего ключа электронной подписи незамедлительно обратиться к
Ответственному за техническую поддержку ИС для приостановки действия принадлежащего ему
ключа электронной подписи.
4.3. Владелец ПЭП несет личную ответственность за сохранность своего ключа электронной подписи
и его защиту от несанкционированного использования.
5. Технология применения средств ПЭП в ИС
5.1. Для применения ПЭП в ИС владельцу ПЭП необходимо авторизоваться в ИС с использованием
публичной и конфиденциальной частей ключа ПЭП (имя пользователя и пароль). Подписание
Документа выполняется путем нажатия на кнопку "Подписать" в интерфейсе ИС.
5.2. Информация обо всех выданных пользователю ключах электронной подписи, датах получения и
прекращения их действия (изъятия) хранится в ИС постоянно.
5.3. При прекращении у сотрудника Организации должностных обязанностей по обработке
внутренних электронных документов с использованием ПЭП или при увольнении сотрудника его
ключ вносится в реестр отозванных ключей электронной подписи Ответственным за техническую
поддержку ИС. С момента внесения ключа в реестр отозванных ключей электронной подписи все
последующие Документы, подписанные этой ПЭП, не считаются подписанными надлежащим
образом, т.е.подписью, равнозначной собственноручной.

6. Заключительные положения
6.1. Настоящее Положение вступает в силу с даты утверждения.
6.2. Текст Положения размещается в ИС. Способ доступа к актуальной версии Положения
описывается в пользовательской документации к ИС.
6.3. Текст Положения хранится у Сурмалян Евгения Станиславовна (по соглашению) и
предоставляется сотрудникам Организации по запросу.
6.4. Документы, созданные в ИС и подписанные ПЭП в соответствии с настоящим Положением,
признаются юридически значимыми с даты утверждения Положения.

Приложение № 1
к Положению об использовании простой
электронной подписи для внутреннего
электронного документооборота
в ГБПОУ РХ ЧГСТ

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ
Участники внутреннего электронного документооборота в ГБПОУ РХ ЧГСТ используют простую
электронную подпись при обработке следующих электронных документов:
• авансовый отчет,
• расходный кассовый ордер,
• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей,
• накладная на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей,
• иные документы.

Приложение № 2
к Положению об использовании простой
электронной подписи для внутреннего
электронного документооборота
в ГБПОУ РХ ЧГСТ
ГБПОУ РХ ЧГСТ
УВЕДОМЛЕНИЕ
Ф.И.О. сотрудника, именуемый(ая) в дальнейшем "Работник", настоящим подтверждает, что
ознакомился(ась) и согласен(на) с Положением об использовании простой электронной подписи для
внутреннего электронного документооборота в ГБПОУ РХ ЧГСТ, а именно: Работник признает
равнозначность своей простой электронной подписи (далее ПЭП) собственноручной подписи на
бумажном носителе и заявляет о присоединении к соглашению об участии во внутреннем
электронном документообороте с использованием ПЭП на условиях Положения об использовании
простой электронной подписи для внутреннего электронного документооборота в ГБПОУ РХ ЧГСТ в
соответствии со ст. 428 Гражданского кодекса РФ ("Договор присоединения") с 01.08.2023.

дата подписания, ФИО

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)